Cómo gestionar la reserva de las clases

Hay varias herramientas imprescindibles a la hora de dar clases online y todo lo que ello supone. Una aplicación para gestionar las reservas de tus clases no es, ni de lejos, la más importante.Lo que quiero decir es que no tener un gestor de reservas online para tus alumnos no es un impedimento para poder dar tus clases y no te va a quitar demasiados quebraderos de cabeza. Cuando yo comencé a dar clases online puse a disposición de mis alumnos (y de los de mi pareja) un sistema de reservas. La realidad es que unos meses después comprobamos que, en general, dichas reservas eran hechas al final de cada clase o por email. Así que dejamos de usarlo.

¿Esto quiere decir que no merece la pena usar aplicaciones de reservas de clase? No, esto quiere decir que yo no las uso. Pero, existen múltiples motivos para que un profesor decida usarlas y no soy yo quien vaya a llevarle la contraria porque lo cierto es que cada uno tiene sus propias necesidades o caprichos. Así pues, lo que tienes a continuación es una serie de puntos a tener en cuenta en el caso de que estés pensando en usar uno de esos sistemas y no sepas cómo decidir cuál es el más adecuado para tu caso.

Antes de comenzar a comparar los diferentes sistemas que existen, piensa en lo que realmente necesitas, decide qué funciones quieres que tenga dicho sistema, te será más fácil realizar la comparación y tomar una decisión correcta.

Solo quieres llevar un control de tu tiempo

Si tener un control de tu tiempo es tu principal preocupación y no tanto que el alumno pueda reservar su clase a través de un sistema automatizado, te recomiendo que te olvides de complicadas aplicaciones y te vayas a las opciones más simples: Google Calendar o sus equivalentes. Tus alumnos no podrán reservar una clase, aunque sí podrían ver tus horarios libres (con un poco de trabajo y solo si tú quieres permitir dicha opción). Sin embargo, habrás cubierto la necesidad de controlar tu tiempo de forma sencilla, práctica y, sobre todo, gratuita.

Facilidad para configurar los horarios y los días disponibles

Este es, en mi opinión, el punto más importante a la hora de elegir un buen gestor de reservas. Muchos de ellos fueron creados para profesiones con una forma de trabajar diferente al de los profesores y eso se nota. Todos ellos te dejan escoger un rango de horas en el que quieres estar disponible. Pero, no siempre vas a tener los mismos horarios disponibles. Algunos días trabajarás en unos horarios, otros, tal vez, cambiarán un poco y habrá días en que no trabajes por la razón que sea. Bueno, pues algunos de estos gestores de reservas deben pensar que trabajamos los 365 del año con el mismo horario, como si fuéramos un local comercial con horario fijo.

Para que me entiendas (si aún no has comenzado a dar clases particulares): puede que este mes vayas a poner a disposición de tus alumnos el mismo horario, pero el mes siguiente vayas a tener una semana de vacaciones y unos días en los que parte de ese horario lo vas a tener ocupado en otras cosas. Pues bien, algunos sistemas de reserva no te permiten hacer dichas diferenciaciones de una época para otra, así que presta mucha atención a ese punto.

Integración en tu página web

Si tienes tu propia página web, puede que tengas interés en que el sistema de reservas aparezca integrado dentro de dicha página. En ese caso debes comprobar, lógicamente, que el sistema elegido te permita dicha opción, sin olvidar que a veces esta posibilidad entra dentro de los planes de pago. Algunos ofrecerán de forma gratuita esta integración, pero a cambio aparecerá el nombre o el logotipo del sistema, si quieres que tus alumnos no lo vean porque piensas que perjudica o da menos profesionalidad a tu marca, es posible que tengas que pagar. Sinceramente, pienso que debes tener un negocio extremadamente profesional o una marca súper consolidada para que la aparición de la marca del sistema pueda restar credibilidad a tu imagen. Es decir, no te preocupe demasiado por ese punto.

Pasarela de pago

Si el hecho de que reserven las clases por tu página o en el sistema elegido no te parece suficiente y además quieres que de la opción de que paguen las clases reservadas, tendrás que escoger un sistema que integre una pasarela de pago, es decir, un sistema compatible con tu banco para que tus alumnos paguen y el dinero te llegue fácilmente. Estas pasarelas normalmente son compatibles con PayPal, Stripe o con pago directo con tarjeta de crédito. Algunos sistemas de reserva te cobran por el uso de estas pasarelas, otros te ofrecen esta opción de forma gratuita y, finalmente, los hay que te cobrarán dependiendo de si quieres usar esta pasarela con PayPal o con tarjetas de crédito (por ejemplo). Así que ten mucho cuidado con las comisiones o pagos extras en este sentido.

Pagar o pagar más no significa ser mejor

No te dejes engañar por las mejoras que un producto de pago te puede ofrecer. A veces, con lo que te da la versión gratuita es más que suficiente, así que no escojas sin pensar el producto de pago solo porque pienses que por tener un precio va a ser mejor.

Los mejores sistemas de reservas

Como dejé entrever, no existe un mejor sistema de reservas, sino aquel que mejor se adapte a tus necesidades. Así pues, para terminar, te dejo aquí una lista de algunos sistemas que considero que pueden ayudarte, pero eres tú quien tendrá que decide usar uno, otro ¡o ninguno!

Calendly

Vcita

Google Calendar

Appoint.ly

Appointlet

Doodle

Timebridge

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